E-Posta gönderirken yasal düzenlemelere uyuyor musunuz?

Her alanda olduğu hukuk e-postalarınızın gönderiliş usullerine de müdahale etmekte. “Bu nedir arkadaşım rahat rahat mail de mi gönderemeyeceğiz?” diye düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. Eğer profesyonel olarak e-mail marketing ile uğraşıyorsanız veya zaten kendiniz için doğru olan şekilde e-mail gönderiyorsanız muhtemelen birazdan bahsedeceğim 6 kuralın çoğunu yerine getiriyorsunuzdur. Unutmayın, hukuk sistemi her zaman insanları korumak ve toplumsal düzeni sağlamak için düzenlemeler yapar. Makaleyi okuduktan sonra bu 6 kural olmasa nasıl oldurdu bir düşünün derim.

Neyse çok uzatmadan başlayalım.

Gönderen Bilgisi Net Olmalı

E-postalarınızı alan alıcı, gönderenin kim olduğunu net bir şekilde anlamalıdır. Bilinmeyen hesaplardan ya da kim olduğunuzun net anlaşılmadığı e mail adreslerinden e-posta gönderemezsiniz.

Konu Satırı İçeriği Açıklamalı

Çok basit bir anlatımla e-postanın konusu, e-posta içeriğini net yansıtmalıdır. Hatırlarsanız lise edebiyat derslerinde “Aşağıdakilerden hangisi bu paragrafın başlığı olmalıdır?” minvalinde sorularla karşılaşırdık. E-Posta için doğru başlıkta tam olarak bu şekilde bulunur. Örneğin sizin e-postanız düzenlediğiniz bir kampanyayı anlatıyor ise “Çok önemli bilgilendirme” türevinde bir başlık kullanmamalısınız. E-postanın içeriği tam olarak kullanıcıya ne olduğunu anlatamıyorsa başlığınız içeriğin temasını vermeli. Mesela “Kampanya: Siparişlerinizde Kargo Bizden” şeklinde.

Gönderen Bilgisine ve Mersis Numarasına Yer Verilmeli

E-postayı alan kullanıcının her türlü soruyu sorabileceği bir gönderen adresine yer vermelisiniz. İşletmenizin e-posta adresi, konumu, web sitesi gibi bilgilere e-postanın sonunda yer vermeyi unutmayın.

Eğer varsa Mersis numaranız e-postanın başlığında (ki bunu önermiyoruz) veya içeriğinde yer almalıdır. E-Postanın en altındaki iletişim bilgilerinizin yer aldığı kısma mersis numaranızı eklemeniz gerekir.

Abonelikten Çıkma Hakkı

Düzenli olarak bülten gönderdiğiniz kullanıcılar diledikleri zaman koşulsuz şartsız sizden e-posta almaktan vazgeçebilmeliler. Bunun için e-postanın en altına bir “abonelikten ayrıl” seçeneği koymanız gerekmekte. Eğer siz kullanıcıya abonelikten ayrılması için farklı bir e-pota adresi veriyor ya da müşteri hizmetlerine yönlendiriyorsanız bu hukuka aykırı olur. İleti hangi kanaldan gönderildiyse o kanaldan çıkış hakkı vermeniz gerekir. Çıkış talebinin ardından kullanıcının mail adresini üç gün içerisinde veri tabanından silmelisiniz. Zaten Mail Chimp gibi e-posta servis sağlayıcılarını kullanıyorsanız tüm bu işlemler otomatik olarak gerçekleşir. Zaten E-Posta gönderimine ilişkin pek çok kural uluslararası ve ortaktır.

Ek Bilgi: E-Posta listenizden ayrılan ancak SMS listenizden ayrılmayan kullanıcıya SMS göndermeye devam edebilirsiniz.

E-Posta Gönderim Onayı Alınmalı

Hiçbir kullanıcıya izinsiz bir şekilde e-posta gönderemezsiniz. (Tacir veya esnaf olan Alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen Ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması zorunlu değildir. ) Günümüzde sık sık tanımadığımız adreslerden çeşitli kampanya mesajlarının gelmesinin sebebi daha önce kaydolduğumuz bir sitenin kayıt formunda “bilgilerimin reklam amacıyla 3. Kişilerle paylaşılmasını onaylıyorum” minvalinde bir politikaya imza attırmasıdır. Yani kullanıcılara e-posta gönderebilmek için kendilerinden izin almanız gerekir. Bu izin işlemi için küçük bir form doldurtmanız ya da check box ile onay almanız yeterlidir.

Ayrıca ürün sipariş durumu, mevzuat bilgisi gibi işlemler için onay almanıza gerek yoktur. Bunlar işin doğası gereği zaten kullanıcıyla paylaşılmalıdır.

Kayıtları Saklamalısınız

Mevzuat gereği şikayet konusu işlemlerde ispat yükümlülüğü e-postayı gönderen kişiye aittir. İleride ortaya çıkabilecek bir ihtilafta zan altında kalmamanız için gönderdiğiniz postanın kayıtlarını üç yıl süreyle saklayın.